Kennismaking

Alvorens tot een vooronderzoek over te kunnen gaan, is een wederzijdse kennismaking gewenst. U krijgt een eerste indruk van onze werkwijze, terwijl deze fase, de zogenaamde 'Walk Through' fase, voor ons belangrijk is om gesprekspartner van u te kunnen zijn.
Enkele van onze medewerkers vormen zich gedurende 2 a 3 dagen een beeld van uw bedrijf en uw problematiek door middel van interviews en waarnemingen. Aan het eind van de 'Walk Through' zijn samen met u de aandachtspunten bepaald, die in de volgende fase, het vooronderzoek, nader worden onderzocht. Aan deze kennismakingsfase zijn voor u geen kosten verbonden.

Vooronderzoek

Middels een vooronderzoek maakt SMCI een analyse van de aandachtspunten, die in de bovengenoemde fase zijn vastgesteld.
Afhankelijk van de complexiteit neemt deze fase ongeveer drie tot zes weken in beslag. De aanpak van dit onderzoek is vierledig:

  • wij analyseren de directe productiviteit van uw medewerkers, de effectiviteit van de werkmethoden en bedrijfsprocessen;
  • wij analyseren de omgevingsfactoren, die kenmerkend zijn voor de onderneming;
  • wij analyseren de oorzaak en de complexiteit van de bestaande tekortkomingen, problemen en kwantificeren de consequentie hiervan;
  • wij analyseren de haalbaarheid van de efficiencyverbetering.

Een synthese van de op deze wijze verkregen informatie, alsmede de informatie verkregen uit interviews met uw medewerkers en veldobservaties, leiden tot het samenstellen van een praktijk gericht implementatieplan. Dit projectplan omvat een programma van werkzaamheden dat moet worden uitgevoerd om de voorgenomen gekwantificeerde verbeteringen te realiseren, alsmede de financiële verantwoording voor het uitvoeren van de voorgestelde activiteiten. In dit projectvoorstel wordt naast de eventuele tijdsbesteding van SMCI in de implementatiefase, ook aangegeven hoeveel tijdsbeslag op uw medewerkers wordt gelegd.

Implementatie

De ontwikkeling en het gebruik van referentiegegevens, het uitvoeren van het actieplan en de ontwikkeling en het gebruik van de operationele hulpmiddelen worden in nauwe samenwerking met de betrokken werknemers van de opdrachtgever uitgevoerd. In deze fase werkt het SMCI team fulltime bij uw onderneming samen met uw medewerkers aan de realisatie van de doelstellingen, zoals aan het begin van het implementatieproject geformuleerd. De vorderingen worden maandelijks aan de opdrachtgever gerapporteerd. De resultaten van het project moeten meetbaar en zichtbaar zijn. Pas als de projectdoelstellingen in de praktijk zijn gebracht is onze taak voltooid. Om te garanderen dat de resultaten inderdaad concreet, meetbaar en blijvend zijn, is het tijdig betrekken van medewerkers hierbij van essentieel belang.
Tijdens het vooronderzoek wordt al begonnen met het bewustmaken van de organisatie van aanstaande veranderingen en waarom deze nodig zijn ("sense of urgency"). In de implementatiefase worden de medewerkers direct bij het project betrokken en, zo nodig, getraind. Resultaten worden vrij snel zichtbaar en continuïteit zeker gesteld. Bovendien wordt op deze manier de bij de medewerkers aanwezige kennis gemobiliseerd. De realisatie van het implementatieproject moet een gezamenlijke inspanning zijn. Tijdens de implementatiefase wordt er een medewerker van de opdrachtgever opgeleid om de taken van SMCI over te nemen gedurende het project. Nadat SMCI het project heeft verlaten zal deze medewerker zorgen voor de continuiteit.

Audit

Ongeveer zes maanden nadat het implementatieproject is beëindigd, wordt er door de SMCI projectmedewerkers samen met u gedurende een paar dagen een audit uitgevoerd om te zien of de projectresultaten bestendigd zijn en aan welke factoren eventueel extra aandacht besteed moet worden. De audit wordt met een actieplan afgesloten.

Bekijk ook de Resumé Projectstappen